后疫情时代，向混合型办公转型

特刊财富FORTUNE

在我多年的 IT 行业从业经历中，曾帮助过很多国际企业成功实现关键的数字化转型。从早期实施帮助企业端对端运营的ERP系统，到工业 4.0 时代对分布式供应链及自动化生产的数字化，这些转型都为企业带来了新机遇，也为企业创造了显著的竞争优势。然而，如果缺乏一些最基本的核心要素，企业也无法取得成功。

所有成功的企业都拥有一个共同的核心要素：「有效沟通」。

把「有效沟通」数字化

在商业世界中，有内部沟通，也有外部沟通，有效的沟通构成了一个成功的循环。高效的内部沟通可以提升员工的参与感，从而更好地协作，共同实现公司愿景。有效率的外部沟通则能带来合作伙伴和客户，创造营收。这就形成了一个循环：协作良好的员工可以为更多客户提供更好的产品和服务，而客户的高满意度将有助于员工更深入地参与公司的愿景建设，为公司的持续发展做出贡献。只有实现有效的内外部沟通，企业才能循环的获得成功。

RingCentral 铃盛软件正是一家提供可靠的云沟通平台的公司，旨在通过高效灵活的沟通，为全球企业以数字化的形式实现这一成功的循环。

后疫情时代的工作模式

随着突如其来的疫情，整个世界在发生飞速的转变，传统的沟通方式正面临挑战。在新冠疫情前，几乎 100% 的员工都在办公室工作，面对面互动是主要沟通方式。疫情期间，由于隔离及其他原因，员工只能在家或在其他安全的远程地点工作，并通过线上工具进行交流。由于大家都面临着同样的情况，所以没有人感到不便，况且当时也别无选择。随着疫苗开始广泛接种，我们终于看到了曙光。全球各地的企业正在计划恢复正常办工，但你是否意识到疫情后的工作环境面临着哪些新挑战？

许多人认为，疫情结束后，生活会重新回到 2019 年的状态。但遗憾的是，许多研究表明，结果并非如此。疫情后的世界商业生态更像是疫情前 + 疫情期间工作模式的混合。有人称其为混合型办公，即由在司办公和远程办公组成。

以我们中国的办公室为例，因为中国的疫情较早就得到好转，2020 年中我们已经开始回到公司上班，但是公司仍然容许员工可以选择继续远程办公。尽管有些员工经历了长时间的在家办公后，迫不及待地想回公司，但实际上，我们发现了一个稳定的趋势：大约 1/4 的员工仍然选择长期在家办公。这个结果让我们深入的了解到员工在混合型办公环境中的偏好与工作习惯。

混合型办公环境下的有效沟通

如何在混合型工作环境下保持有效沟通是当今世界面临的全新挑战。尽管存在不确定性，我们的中国团队依旧取得了更好的业绩，表现出了更高的员工敬业度，甚至还获得了 2020 年亚洲最佳雇主奖以及 2020 – 2021 年中国卓越健康领袖奖。在此期间，我们新产品的发布速度更快、质量更高。这其中的许多实践都值得研究。

我们的团队并未把复工简单地当成“回到过去”的过程，而是当成一个以更好方法进行转型和协作的良机。使用可靠的 RingCentral 通讯云，线上和线下的同事都可以无障碍地参与会议，这是我们的新常态。有些项目的团队利用 RingCentral Rooms的领先技术设置了敏捷的虚拟作战室，同事们想要讨论或聊天时，无需一直待在会议室，可以用移动设备加会，实现无缝连接，在任意地点继续参会。这一新常态不仅使远程办公和在司办公的同事得以在线上相聚，也帮我们一并解决了一个老难题，把不在同一办公楼或者不在同一楼层办公的同事快速聚集在一起。

一些员工反馈，他们原先在经过走廊或者在咖啡间时会和其他同事聊天交流。现在的混合型办公环境可能会减少偶遇的机会，但借助科技，你会发现自己更容易找到想要聊天的同事。使用RingCentral Glip 应用，兴趣相投的人得以同气相求。无论你是在喝茶还是等电梯，动动手指就可以进行语音或者信息沟通。我们的中国团队不仅使用 Glip 进行项目讨论，还开设了很多有趣的兴趣话题组，如厨艺美食、周末活动或者育儿技巧等等。这里还有一个由所有员工组成的大群，里面常常会有独具创意和搞笑的内容分享。这些实践的结果，收获了更强的士气以及团队凝聚力。

变革需要领导力

像其他转型一样，领导力对转型成功至关重要。领导者必须承认，是否允许员工远程办公不再是个选择。你不允许不代表其他公司不顺应潮流。领导者需要意识到混合型办公将会带来的挑战与机遇，虽然有其局限性，但也有显著的优势。接受差异是转型过程中的重要一步。如之前提到的，技术提供了有效沟通的可靠方法，但要形成一个新的工作模式，仍需领导者制定出相关政策并加以鼓励。复工初期，希望继续远程办公的员工不太确定“远程办公”的政策是否会继续，也不确定自己如果长期不在办公室，会不会变得边缘化。而另一方面，决定在司办公的员工也会担心，有些团队成员不在身边的话，是否还能有效协作。此时，如果领导者能提供强有力的支持来使公司政策保持稳定，员工就会更有信心在这个新时期中取得成功。

转型的过程中会产生大量反馈。我们在中国的管理团队公开收集员工的建议，来更好地支持新的工作模式。我们成立了一个员工沟通委员会，由在司和远程办公的员工自愿组成。委员会定期开会讨论大家的反馈意见，商议可以改进之处。没有一个放之四海而皆准的政策，所以我们需要边实施边调整，而员工也可以看到过程中的优化与改进。如何打破地理距离隔阂，更好地提升团队参与度，委员会提出了很多创新的想法。引导这些反馈到正确的渠道，并制定相关工作政策予以支持，是领导者实现转型成功的关键。

改变或被改变

有些公司进行转型是为了在大潮流下得以生存，有些则为了抓住新机会把业务提升到新的高度。其实这是个鸡先蛋先的问题，何时开始转型决定了企业将处于哪种情况。

最后，我想以我最喜欢的作家之一马尔科姆·格拉德威尔 (Malcolm Gladwell) 的一句话作为总结——“转型不是改善，而是重新思考”。希望我们的经验可以帮助你在后疫情时代更好地筹划，并取得成功。

本文作者Marc Chan, IT行业全球五百强跨国企业资深高管，现任RingCentral全球副总裁及大中华区总经理。

关于RingCentral

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